kolb.ru

17 апреля
2013

Переговоры: правила, которыми я пользуюсь

Рубрики:
На заметку, Работа

Умение вести переговоры — один из навыков руководителя, который, как мне кажется, можно наработать только с опытом. Говорят, у вас есть всего лишь 40 секунд, чтобы произвести первое впечатление. Дальше собеседник воспринимает партнера на основании того образа, который сложился в первые минуты встречи. Как сделать так, чтобы первое впечатление было правильным? Некоторые правила ведения переговоров, которые я сформировал для себя:

1. Состав участников.

Всегда узнавайте заранее о составе участников и их роли в принятии решений. Вы вряд ли сможете повлиять на количество участников переговоров с «той» стороны, но у вас есть шанс узнать их ожидания. Важно понимать, что ваша задача — дать ответы на вопросы ВСЕХ участников. Если даже один участник не получит удовлетворительного для себя ответа, он будет причиной внутреннего «сопротивления» в принятии решения в вашу сторону.
И не забывайте о центрах принятия решений. У финансового отдела, производственного отдела, отдела продаж, руководителя — разные системы метрик, уровни экспертизы и оценки. Вы должны «удовлетворить» всех на понятном для них языке в удобоваримой системе оценки результатов!

Постарайтесь сделать так, чтобы количество участников с «той» стороны было не меньше вашего, это крайне важно. Силы должны быть равны. Это же правило касается и «тяжеловесов». Если на встрече со стороны партнера присутствует высшее руководство, представители акционеров и другие «птицы высокого полета», разумно будет уровнять силы, взяв с сбой соответствующих коллег по бизнесу. Часто стороной собеседником неравный состав переговорщиков может быть рассмотрен, как ресурсная часть для двусмысленных вопросов, попытке поймать слабость и др. Не дайте им этого шанса.

2. Место встречи.

От того, где будет встреча, зависит большая часть ее успешного исхода. Для вас лучше, если встреча на вашей стороне. Дома, как говорят, и стены помогают. Это чисто психологический фактор, но крайне важный для вашего внутреннего состояния. Даже в футболе мяч, забитый на своем поле, имеет меньший вес — помните об этом.

3. Формат встречи.

Это касается и состава участников, а также вопросов, которые вы должны обсудить. Детально изучите условия тендера. Позаботьтесь о том, чтобы заблаговременно составить вопросы, которые необходимо обсудить на встрече. Узнать наличие компьютера, проектора, формата презентации и ее содержания — также ваша задача. Подготовьте печатные материалы, письменные ответы на вопросы. Здесь правило одно — мало не бывает. Важно всем участникам раздать материалы переговоров, это тем более важно, если повод для встречи — коммерческое предложение или отчет по работе. Ни у одного из участников не должно быть неудобства в том, что он остался без материалов. Одним словом — задача удобного восприятия информации — ваша задача.

Не менее важным будет заранее задать временные рамки встречи. Часто я назначаю другие встречи в тот же день, это полезно и для того, чтобы не обидеть других коллег. Как правило, встреча укладывается в 1-2 часа, больше — уже редкость или желание вас или собеседника говорить не по делу.

4. Информация о собеседнике.

Крайне важен фактор, если встреча первая. Но и не исключение, если встреча повторная. Вы должны узнать всю важную информацию о собеседнике, которая может оказать влияние на принятие положительного решения. Это могут быть: бывший подрядчик, причины расставания, клиенты партнера, цели, система оценки результата, платежеспособность и другое.
Оперируя всей этой информацией, вы куда легче будете чувствовать себя во время переговоров.

5. Эмоциональная составляющая.

Часть информации о собеседнике. Узнайте, чем интересуется собеседник в жизни вне работы. Какие его интересы, увлечения, хобби. Постарайтесь найти что-то общее в самом начале встречи, чтобы расположить собеседника к себе. Общие интересы, общая боль — то, что может стать мостом доверия между вами и партнером. Всеобщая любовь к машинам, горнолыжному спорту, ссылка на заметку в журнале, общие знакомые облегчат вам задачу.

6. Говорите не о себе.

Задача переговоров — дать ценность для собеседника в услугах/продукте вашей компании. Старайтесь как можно меньше говорить о себе и выявить потребность партнера через вопросы. Задайте вопрос о его ожиданиях. В конечном итоге дайте решение его боли. Не начинайте говорить о себе до тех пор, пока вы не выслушали всех участников переговоров.

7. Принимайте свои ошибки.

Даже, если переговоры пошли не то русло, имейте силы признать свои ошибки и желание их исправить. Попросите время на доработку тех или иных деталей, которых ожидал от вас собеседник. Не бойтесь признать, если не готовы дать ответ на тот или иной вопрос, увевший вас в тупик. Будьте искренни в своих суждениях.

8. Никогда не спешите дать финальный ответ.

Но при этом помните, что наличие на встрече ключевых лиц от компании подразумевает собой возможности принятия решений относительно условий работы и финансов во время встречи. Исключением могут быть ответы на вопросы, которые требуют детального изучения или вопросы, которые не были озвучены перед встречей. Не бойтесь также об этом сказать открыто.

9. Стенография встречи.

Даже, если у вас нет привычки записывать ходы переговоров, найдите в себе силы, чтобы это делать всегда. На память надеяться не стоит. Запишите кратко все вопросы, которые вы обсудили и крайне важно — обещания, которые вы дали при встрече. Обещания собеседник помнит лучше всего, очень важно их не упустить.

10. Резюме.

ВСЕГДА должно быть краткое резюме встречи, как по ее окончанию как в устном виде, так и в письменном. Резюме должно отвечать на вопрос «А что нам делать дальше?». Дайте обещание, что пришлете краткое резюме встречи и обязательно его сдержите! По окончанию встречи примените правило «Правильно ли я вас понял, что…», резюмируя тем самым все договоренности, которых вы достигли на переговорах.

Удачных вам переговоров.