kolb.ru

24 мая
2011

Несколько советов по email-переписке

Рубрики:
На заметку, Работа

Я 8 лет активно занимаюсь деловой перепиской по электронной почте. Со своими читателями хотел поделиться некоторыми правилами, которыми пользуюсь я. Уверен, многим они будут полезны:

1. Отвечайте на письмо всегда и сразу, если это займет у вас 1-2 минуты. Не откладывайте ответ в этих случаях в долгий ящик;

2. Старайтесь излагать свои мысли четко и кратко. Электронное письмо – послание особого формата. В деловой переписке не должно быть воды, размышлений и больших вступительных преамбул. Если ваше сообщение занимает больше трети высоты экрана монитора, с вероятнее всего получатель отложит прочтение на потом, и еще с большей вероятностью вы не получите на него ответа.

3. Не решайте вопросы, требующие анализа ситуации и принятия решения о старте новых задач по понедельникам;

Примером могут быть новые предложения о сотрудничестве, запрос выслать коммерческое предложение, подготовка документа и т.д.
Тут срабатывает старая поговорка «Понедельник – день тяжелый». Организм сопротивляется новым задачам и находится в состоянии стресса после выходных, поэтому такие просьбы часто воспринимаются в штыки, качество их решения будет страдать. Хорошей практикой в моей работе в понедельник утром можно назвать «письма-напоминалки» — письма с просьбой выслать ранее запрошенную информацию, беспокойство о получении ответа на старые вопросы и т.д. Такого рода письма в понедельник утром будут иметь большой процент ответов;

4. Вторник и среда – отличные дни, когда стоит начать деловую переписку по интересующим вас вопросам, в случае, если вы хотите закрыть эти задачи до конца недели. Просьба выслать коммерческое предложение или же запрос на получение нужной вам информации как никогда хорошо сработает именно в эти дни;

5. Письма, требующие некоторого анализа или же не единоличного решения отмечайте для себя меткой (например флажком). Чтобы не забыть ответить на них или же дочитать до конца предложение поучаствовать в мероприятии, ознакомится с программой и участниками съезда – пересматривайте отмеченные письма один раз в неделю и закрывайте вопросы;

6. Почта – специфический вид связи. Редко попадаются срочные вопросы. Срочные вопросы решаются по телефону, поэтому не спешите «сидеть» в почтовом ящике ежеминутно и отвечать на все письма. Достаточно проверить почту утром и вечером – это сэкономит значительную часть вашего времени и внимания. Исключением может быть работа, связанная плотно с электронной почтой и быстрой на нее реакцией;

7. Пятница. Для меня это особенный день «мертвой» переписки. Получить ответ на письмо, отправленное после обеда, практически невозможно. Поэтому, старайтесь в это время ничего не планировать или же решать внутренние задачи. Писать письма с надеждой на утро следующей недели также не стоит, у них есть большая вероятность быть открытыми в пятницу вечером, в таком случае утром следующего понедельника они останутся за пределами внимания;

8. Если собеседник по переписке важен для вас (например потенциальный или же существующий клиент), а ответ на письмо требует времени – обязательно напишите о получении вами письма и времени, когда он получит на него ответ. Это очень важно для собеседника, чтобы снять с него ощущение «подвешенности задачи»;

9. Даже если вопрос по email приходит вам от коллеги по цеху и требует пятисекундного нажатия клавиши с вашей стороны, не поленитесь коллегу уведомить о том, что задача решена. Это снимет с него ответственность отслеживать решение задачи.

А какие у вас есть правила?

  • Отлично написано. Спасибо.

  • Аноним

    Спасибо, интересная информация.

  • я думаю ети суждения не актульны http://www.slideshare.net/ceciiil/blah-blah-2219353

  • Саша, перенос почтового сервера Promodo был как-то причастен к этому посту? 🙂
    Да, эти советы актуальны и всегда следует им придерживаться, но получается у меня на практике пока редко.

    У меня есть правило, если я уже работаю с человеком (или знаком с ним лично), то его письма приоритетней и стараюсь ответ не задерживать (задерживаю лишь в случае каких-то праздников). Если клиент только потенциальный, либо просто задают вопросы по email, то их письма наименее приоритетные и если ответ требует какого-то анализа, то сроки ответа не определены :-/ как бы это не расценивалось на другой стороне.

    Но думаю менять подход к e-mail ответам, кстати, и к ответам в социальных сетях тоже… твои рекомендации весьма кстати.

  • Грамотность должна проходить красной нитью через каждое слово и предложения любых писем. 
    Интересные наблюдения. Спасибо)

  •  переезд почты Promodo связан с другими причинами, эти вопросы касаются тайм-менеджмента, об этом я хотел написать в следующих постах.
    Вся почта у нас теперь на MS Exchange сервере, что позволяет синхронизировать письма, календарь, делать делегировании задач и успешно их отслеживать.

  • Поддерживаю!

  • Писать: Здравствуйте, … или Привет! а не переписываться как в чате

  • Спасибо, перенес несколько пунктов в инструкции по работе.
    Очень удобно в интерфейсе Gmail использовать пометку «Переместить в задачи» письмо. Не нужно отдельных пометок в виде флажков, звездочек и под.